Les 9 Bénéfices d’un Logiciel de Comptabilité Courtage Performant

Au cœur des activités du courtier en assurance, la gestion efficace des contrats confiés et de la comptabilité déléguée est cruciale pour garantir la bonne marche du cabinet. C’est là qu’intervient MAIA, un logiciel de courtage nouvelle génération offrant des fonctionnalités avancées pour optimiser les processus de production, simplifier la gestion comptable et améliorer la relation client.

Pour illustrer les 9 bénéfices d’un logiciel de comptabilité courtage performant, nous partageons le retour d’expérience de deux utilisatrices, Fabienne et Marie-José, respectivement chargée de comptes et conseillère comptabilité. Ces témoignages sont complétés par l’éclairage de Valérie Van de Velde, experte en conception logiciels et directrice générale de MAIA Logiciels.

Les bénéfices côté production et relation client

Chargée de compte dans un grand cabinet de courtage toulousain, leader régional en assurance transport et logistique, Fabienne assure la gestion des contrats clients ainsi que la supervision des mouvements en production.

Un CRM assurance pour faciliter les missions du gestionnaire production et relation client

Fabienne utilise MAIA dans le cadre de sa mission : gestion des appels de cotisation, encaissement des paiements et gestion des délais. Le logiciel lui offre des fonctionnalités spécifiques qui simplifient et améliorent ses tâches quotidiennes :

• enregistrement des contrats ;
• gestion des quittances (appels de cotisation, encaissements et rappels) ;
• calendrier des quittances à émettre et diagnostic des appels en retard ou manquant.

Avec MAIA, Fabienne bénéficie d’une gestion plus efficace de la comptabilité déléguée, d’un suivi précis des paiements et d’une réduction des tâches manuelles. Le logiciel lui permet de gagner du temps et d’améliorer sa relation client en fournissant un service plus réactif. La chargée de compte participe au Club Utilisateurs de Maia : elle a pu contribuer à l’amélioration continue du logiciel en proposant des suggestions à l’équipe de développement pour répondre encore mieux à ses besoins professionnels.

4 avantages d’un logiciel de courtage assurance pour la gestion production et relation client

Avantage 1 : ergonomie et navigation “1 clic”

Quel que soit l’endroit où l’utilisateur se trouve sur une page, il peut arriver en un clic sur l’objet suivant à consulter. En ce qui concerne la partie comptabilité, cette navigation “1 clic” permet d’accéder depuis une quittance au compte du client aussi bien qu’au contrat sur lequel porte la quittance ou aux bordereaux compagnie, apporteur ou cabinet concernés. L’utilisateur n’a pas à remonter tout en haut de l’arborescence pour redescendre.

Avantage 2 : automatisation de la saisie et réduction du risque d’erreur

Au niveau de la comptabilité, la tâche la plus chronophage est la saisie avec le risque d’erreur à la clé. Pour éviter cet écueil, les équipes MAIA ont travaillé selon deux axes. Tout d’abord la connexion via EDICourtage et l’intégration automatique des données (sans aucune intervention manuelle, dès qu’elles sont mises à disposition sur la plateforme EDICourtage). En conséquence, aucune erreur de saisie à craindre. Lorsque les données ne sont pas transmises via EDI, MAIA propose une fonction clonage permettant de dupliquer rapidement et sans risque d’erreur les quittances termes déjà dans le système.

Avantage 3 : diagnostic automatique de données manquantes ou incohérentes

En cas d’absence de données ou d’erreur de saisie, l’attention de l’utilisateur est attirée par le biais de notifications. Ce diagnostic automatique identifiant les risques d’incohérence est très utile :

• • en cas de doublon (par exemple deux quittances termes sur la même date) ;
  • en cas d’oubli (par exemple deux quittances sur des dates non jointives) ;
  • en cas de dépassement de seuils fixés par l’utilisateur.

Avantage 4 : un logiciel collaboratif pour travailler à plusieurs en même temps sur un dossier

Le logiciel MAIA a été pensé pour être collaboratif. Chaque fois que l’utilisateur consulte le détail d’un dossier, il est en mesure de savoir qui a modifié le dossier et quand. Cette fonctionnalité permet de :

• • travailler en commun sur le même dossier ;
  • intervenir sur un dossier à plusieurs en même temps sans bloquer le logiciel ;
  • sauvegarder les données sans avoir à enregistrer les modifications ;
  • tracer l’historique des modifications.

Les bénéfices côté comptabilité client et compagnies

Conseillère comptabilité et gestion professionnels et entreprises, Marie-José a suivi la création et la progression du logiciel MAIA dédié au cabinet de courtage. L’aboutissement de cette collaboration ? Un logiciel pratique, accessible et ergonomique répondant parfaitement aux besoins et aux processus du service de comptabilité.

Un logiciel assurance pour faciliter les missions du service comptabilité

Au quotidien, Marie-José utilise l’application MAIA pour :

• • la mise à jour des comptes clients et des comptes agence ;
  • l’encaissement de chèques ;
  • l’inscription de quittances ;
  • l’envoi de fonds hebdomadaire vers les compagnies partenaires avec des bordereaux plus précis et détaillés ainsi que leur enregistrement dans la banque.

5 avantages d’un logiciel de courtage assurance pour la gestion production et relation client

Avantage 5 : la recherche intuitive et multi-critères

La fonction de recherche intuitive permet de trouver rapidement les informations nécessaires en utilisant différents critères tels que le nom du client, le numéro de contrat dans la compagnie, le numéro de contrat dans Maia ou le libellé du contrat. Chaque utilisateur peut ainsi rechercher selon ses propres préoccupations et trouver facilement les informations dont il a besoin.

Avantage 6 : un module de comptabilité utilisable par tous

Le module de comptabilité de Maia a été conçu pour répartir le travail comptable entre plusieurs collaborateurs. Ce module respecte toutes les règles comptables et est utilisable par toute personne connaissant le métier, sans besoin de formation comptable.

Avantage 7 : la saisie au km

MAIA propose une fonction saisie au km. Elle offre un gain de temps significatif lors de la saisie des écritures comptables (avec des calculs de réassurance similaires aux extraits de compte, afin de réduire les risques d’erreur).

Avantage 8 : pilotage avec un temps d’avance

MAIA offre une vision complète des comptes d’encours. L’utilisateur peut voir ce qui a été comptabilisé, mais n’a pas encore été réglé par le client. Les montants qui seront reversés à la compagnie, aux apporteurs et au cabinet sont donc connus à l’avance.

Avantage 9 : GED et emails intelligents

MAIA est doté d’un système de gestion électronique documentaire (GED) et d’emails intelligents. Ces fonctionnalités permettent un classement automatique des échanges et des pièces-jointes. Même en interne, chaque email accompagné du numéro MAIA et du numéro de la compagnie est automatiquement rangé au bon endroit dans la GED. Pour l’agence de courtage, le bénéfice est quadruple :

• • harmonisation des processus du cabinet ;
  • centralisation des informations et archivage dans les règles de l’art ;
  • amélioration de la collaboration entre les services ;
  • gain de temps.